Ipotesi di svolgimento delle udienze civili in periodo emergenziale
Credits: AVV. NICOLA PASQUINI
ABSTRACT
Il Covid-19 ha duramente colpito anche attività essenziali quali quelle giudiziarie, imponendo altresì il rinvio dello svolgimento di molteplici udienze. I decreti legge emanati, pur nell’evidente difficoltà di questo particolare momento storico, tentano di lasciare acceso il motore della giustizia.
L’emergenza sanitaria in corso ha senza dubbio travolto e stravolto la quotidianità di ogni individuo. La libera circolazione delle persone è stata sospesa e molteplici attività sono state congelate. Nessun settore è rimasto intonso, ivi compreso il settore giustizia, il quale nonostante sia pacificamente da considerarsi come essenziale e, per l’effetto, non sospendibile, l’esercizio della tutela dei diritti dei cittadini procede comunque a singhiozzo. E non potrebbe essere diversamente.
Se da una parte la sospensione (prevista dal D.L. 18/2020 nel periodo intercorrente tra il 9 marzo 2020 e il 15 aprile 2020 e prorogata sino all’11 maggio 2020 con l’entrata in vigore in data odierna del D.L. 23/2020), del decorso dei termini per il compimento di qualsiasi atto dei procedimenti civili e penali, salvo alcune eccezioni, così come il rinvio delle udienze dei processi pendenti fissate nel periodo medesimo ha provocato e sta provocando un sostanziale stallo dell’intero sistema, dall’altra parte ciò ha imposto lo studio a sistemi alternativi per una ripresa - si confida a pieno regime - dell’attività giudiziaria. In quanto la ripresa dovrà, giocoforza, convivere con il virus in questione nell’attesa dell’auspicato vaccino o, per lo meno, di una cura efficace e non sarebbe pensabile lasciare sospesa o zoppicante tale attività sino ad allora.
Il D.L. 18/2020 (all’art. 83, comma 6), in combinato disposto con il D.L. 23/2020 (all’art. 36, comma 1), ha infatti previsto che, per il periodo compreso tra il 12 maggio 2020 ed il 30 giugno 2020, ovvero allorquando andrà a decadere il periodo di sospensione, gli uffici giudiziari dovranno adottare delle misure organizzative per contrastare l’emergenza epidemiologica in corso e contenere, dunque, gli effetti negativi sullo svolgimento dell’attività giudiziaria.
Segnatamente ai procedimenti civili (quelli penali verranno trattati in separato ed ulteriore articolo) e, in particolar modo sullo svolgimento delle udienze, tra le misure organizzative indicate dalla norma vi è:
- la previsione dello svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti mediante collegamenti da remoto individuati e regolati e, in ogni caso, con modalità atte a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti (art. 83, comma 7, lett. f);
- La previsione delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice (art. 83, comma 7, lett. h).
Sulla scorta di quanto indicato dalla norma precitata, il Consiglio Nazionale Forense ha emanato una proposta di protocollo sia per udienze civili tramite collegamento da remoto (con i programmi Skype for Business, piuttosto che Teams individuati dal Ministero nella propria disposizione tecnica del 10 marzo 2020), sia per udienze civili tramite trattazione scritta.
In particolare, detto protocollo prevede due fasi: la prima concernente l’invio e la convocazione della parti all’udienza da remoto; la seconda relativa allo svolgimento dell’udienza da remoto. Con riferimento alla prima fase, la stessa viene così disciplinata:
- comunicazione alle parti con congruo anticipo del provvedimento del giudice con indicazione di giorno e ora dell’udienza, nonché modalità di collegamento tramite link inserito nel provvedimento stesso. Il giudice avrà cura di fissare le udienze da remoto ad orari distinti e congruamente distanziati;
- i procuratori delle parti provvederanno quindi a depositare nel fascicolo un nota con indicazione di recapito telefonico e indirizzo mail ove potranno essere contattati dal cancelliere in caso di malfunzionamento del sistema applicativo utilizzato;
- la cancelleria provvederà a comunicare il provvedimento con congruo anticipo ai difensori delle parti costituite e ad inserire nello storico del fascicolo l’annotazione “udienza da remoto”.
Venendo ora alla fase relativa allo svolgimento dell’udienza:
- il giudice preliminarmente prenderà atto della dichiarazione di identità dei procuratori delle parti presenti e di quest’ultime, nonché della presenza nella stanza da cui viene effettuato il collegamento di ulteriori soggetti legittimati alla partecipazione;
- previa verifica della regolare comunicazione di cancelleria, il giudice adotterà i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti;
- il giudice e i procuratori delle parti, nonché le parti personalmente se collegate da luogo distinto, dovranno tenere attivata la funzione video per tutta la durata dell’udienza. L’uso della funzione audio viene disciplinata dal giudice ai fini di dare la parola ai difensori o alle parti. E’ vietata la registrazione dell’udienza;
- la produzione di documenti in udienza, over non sia stato possibile il previo deposito telematico, se espressamente autorizzato dal giudice potrà avvenire mediante l’utilizzo di strumenti di condivisione dello schermo e varrà come mera esibizione, con necessità di regolarizzare successivamente il deposito nel rispetto della normativa sul processo civile telematico;
- al termine dell’udienza, il giudice inviterà i procuratori delle parti a dichiarare a verbale di aver partecipato effettivamente all’udienza nel rispetto del contraddittorio e ad attestare il regolare svolgimento della stessa mediante l’applicativo;
- infine, il giudice darà lettura del verbale d’udienza.
Qualora il Giudice dovesse disporre lo svolgimento dell’udienza tramite trattazione scritta, la proposta di protocollo prevede quanto segue:
- il giudice assegna congruo termine, eventualmente differenziato per ciascuna parte, per il deposito telematico delle note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni;
- la cancelleria comunica il provvedimento di assegnazione dei termini con congruo anticipo ai difensori delle parti costituite ed inserisce nello storico del fascicolo l’annotazione “trattazione scritta”;
- visto che il deposito di note scritte viene prospettato dalla norma predetta quale modalità alternativa di svolgimento delle udienze civili, potrà essere mantenuta la data dell’udienza già fissata, ovvero stabilita una data di udienza anticipata o differita rispetto a quella originaria, ovvero fissata una data di udienza ex novo;
- l’udienza comunque fissata costituirà, sia per le parti, sia per il giudice, il momento da cui dovrà essere adottato “fuori udienza” il provvedimento del giudice. Qualora con detto provvedimento il giudizio non venisse definito, il giudice avrà cura di prendere i provvedimento necessari alla sua prosecuzione, eventualmente fissando ulteriore udienza;
- alla data fissata, previa verifica della rituale comunicazione della cancelleria del provvedimento contenente l’assegnazione dei termini, iniziano a decorrere i termini di legge per l’assunzione dei provvedimenti istruttori (con anche indicazione della data dell’udienza di prosecuzione), ovvero di quelli decisori;
- i difensori avranno l’onere di depositare entro i termini assegnati le note scritte da denominarsi “note di trattazione scritta”, contenenti istanze e conclusioni, redatte nel rispetto dei principi di sinteticità e chiarezza, se del caso tramite rinvio a quelle formulate in atto già depositato.
In attesa di verificare quale misure verranno in concreto adottate dagli uffici giudiziari in punto di svolgimento delle udienze, nell’attesa di meglio comprendere l’effetto delle proposte di protocollo del Consiglio Nazionale Forense sugli utenti del sistema giustizia, si ritiene comunque opportuno che lo svolgimento delle udienze civili da remoto possa essere definitivamente implementato e non limitato al periodo dell’emergenza in corso.